File Excel thu chi

Sổ quỹ tiền mặt ghi nhận tiền trong két/quỹ của doanh nghiệp – mọi giao dịch tiền mặt thực tế. Sổ ngân hàng theo dõi số dư tài khoản ngân hàng – chuyển khoản, nhận thanh toán online. Hai sổ phải đối chiếu với nhau: tiền chuyển từ ngân hàng ra quỹ xuất hiện ở cả hai sổ.

Với hộ kinh doanh và doanh nghiệp dưới 10 nhân viên, doanh thu dưới 10 tỷ/năm: File Excel đủ dùng cho theo dõi thu chi cơ bản. Hạn chế là không tự động kết nối với hóa đơn điện tử và không xuất báo cáo thuế trực tiếp. Khi doanh nghiệp phát triển hơn, nên chuyển sang phần mềm kế toán.

Lý tưởng nhất là cập nhật hàng ngày hoặc sau mỗi giao dịch. Thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ cập nhật cuối ngày hoặc 2 lần/tuần. Quan trọng là cập nhật TRƯỚC khi đóng sổ tháng – để không bỏ sót bất kỳ giao dịch nào trong kỳ.

Không có quy định bắt buộc về phân loại chi phí nội bộ, nhưng nên theo cấu trúc thuế: Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng (tiếp thị, vận chuyển, hoa hồng), Chi phí quản lý (lương văn phòng, thuê mặt bằng), Chi phí tài chính (lãi vay). Phân loại đúng giúp nộp thuế chính xác và phân tích lợi nhuận chính xác hơn.