File Excel quản lý công nợ kế toán

Về bản chất giống nhau – đều là theo dõi nợ phải thu và phải trả. Điểm khác: công nợ kế toán theo chuẩn mực kế toán VAS, có mã khách hàng/nhà cung cấp, liên kết với hóa đơn và sổ cái. Công nợ bán hàng online thiên về theo dõi thực tế đơn hàng. File này phù hợp hơn cho kế toán doanh nghiệp có xuất hóa đơn.

Bảng xác nhận công nợ (confirmation of account balance) là văn bản 2 bên ký xác nhận số dư nợ tại một thời điểm nhất định. Cần lập: (1) Cuối năm để chuẩn bị quyết toán, (2) Khi có tranh chấp về số tiền, (3) Khi kiểm toán viên yêu cầu xác nhận. File Excel này có mẫu bảng xác nhận tích hợp sẵn.

Aging report (báo cáo tuổi nợ) phân loại công nợ theo thời gian quá hạn: 0–30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày và trên 90 ngày. Báo cáo này giúp nhận ra nợ đang 'già' dần và ưu tiên thu hồi đúng thứ tự. Nợ càng lâu càng khó thu – theo thống kê, nợ quá 90 ngày chỉ thu hồi được khoảng 50-60%.

File Excel hiển thị tuổi nợ để bạn biết khoản nào có nguy cơ. Tuy nhiên, hạch toán dự phòng nợ khó đòi (Thông tư 48/2019/TT-BTC) phải làm trong phần mềm kế toán với bút toán Nợ TK642/Có TK229. File Excel hỗ trợ bạn xác định số tiền cần trích dự phòng, nhưng bút toán kế toán phải nhập vào phần mềm.