File Excel bảng lương

File Excel linh hoạt hơn và không tốn chi phí. Phần mềm kế toán (MISA, Fast...) tích hợp sâu hơn với hóa đơn và sổ sách, nhưng tốn 3–15 triệu/năm. Với doanh nghiệp dưới 20 nhân viên, file Excel bảng lương là đủ dùng. Khi nhân sự tăng lên hoặc cần kết nối với phần mềm thuế thì mới cần nâng cấp.

Bảng lương không nộp trực tiếp, nhưng là căn cứ để: (1) Khai thuế TNCN hàng tháng/quý (nếu có phát sinh thuế khấu trừ), (2) Quyết toán thuế TNCN cuối năm (Mẫu 05/QTT-TNCN), (3) Làm cơ sở đối chiếu khi cơ quan BHXH hoặc thuế kiểm tra. Phải lưu bảng lương ít nhất 5 năm.

BHXH tính giống nhau trên cả nước (tỷ lệ như nhau). Khác biệt chỉ ở mức lương tối thiểu vùng (lương không được thấp hơn mức này): Vùng 1 (HN/HCM) 4.960.000đ, Vùng 2 4.410.000đ, Vùng 3 3.860.000đ, Vùng 4 3.450.000đ (Nghị định 74/2024). Thuế TNCN tính như nhau trên toàn quốc.

Trong thời gian thử việc (tối đa 60 ngày theo Bộ luật Lao động), người lao động vẫn được đóng BHXH nếu thời gian thử việc ≥ 1 tháng và lương ≥ 50% mức lương chính thức. File Excel hỗ trợ điều chỉnh ngày công và tắt/bật đóng BH theo từng nhân viên.